Publié le : 28 février 20235 mins de lecture
Assurer la confidentialité de vos données est une de vos principales préoccupations ? Afin d’éviter toutes fuites d’informations et d’être en conformité avec le RGPD (règlement général sur la protection des données), il est primordial de protéger vos documents confidentiels en les détruisant avec des destructeurs de documents réservés aux entreprises. Pour en savoir davantage sur cet équipement, son utilité et son recyclage, lisez ces quelques lignes.
Qu’est-ce qu’un destructeur de documents ?
Un destructeur de documents est un appareil électrique destiné à découper des documents en papier. Il peut s’agir de photos, de CD, de DVD, de cartes magnétiques, et même, munis d’agrafes et de trombones. L’objectif de ces appareils est de rendre impossible la reconstitution des données confidentielles contenues. En effet, jeter vos papiers dans une corbeille est la première source de fuites d’informations. En faisant ce geste, vous facilitez les usurpations d’identité, permettez à vos concurrents de saisir vos contrats clients et fournisseurs, vos plans marketings, brevets, informations sur vos salariés, des comptes rendus de patients, les courriers électroniques, votre trésorerie…
Que dit la loi sur la destruction des documents en entreprise ?
Le RGPD (règlement général sur la protection des données) régit la gestion des données papier pour les entreprises. Pour respecter la loi, ces dernières sont invitées à se conformer à des solutions de sécurité professionnelle, selon une méthode bien précise. Elles doivent, dans un premier temps, examiner comment les informations sont stockées et si elles en ont toujours besoin. Mais encore, les entreprises doivent mettre en place un système de gestion qui leur permet de décider du temps de conservation pour celles dont la loi n’impose rien. La destruction des documents papier devient alors obligatoire dès lors qu’ils ne sont plus nécessaires. Cependant, le délai légal de leur conservation doit être observé. Le non-respect de ces règles entraîne une amende pouvant atteindre jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel global.
Quels sont les différents niveaux de sécurité d’un destructeur de documents ?
Les destructeurs sont régis par la norme DIN 66399. Elle les classe en sept niveaux de sécurité. Le niveau P-1 correspond à une sécurité basse adaptée aux documents peu confidentiels. Ils se présentent, après destruction, sur une largeur de bande de moins de 12 mm. Le niveau P-2 propose une sécurité basse à moyenne. Il est dédié aux documents internes. Les fichiers sont détruits sur une largeur de moins de 6 mm. Le niveau de sécurité P-3 et P-4 implique une protection moyenne. Ce niveau respecte les exigences légales et correspond à des documents confidentiels (renseignements privés sur le personnel, sur les clients, données commerciales…). L’appareil réalise une coupe croisée sur une largeur maximale de 320 mm² pour le P-3 et de 160 mm² pour le P-4. Le niveau de sécurité P-5 dispose aussi d’une protection moyenne. Il concerne les dossiers contenant des données confidentielles sur l’entreprise ou sur le personnel. En suivant ce lien, vous trouvez des broyeurs de papier qui appliquent une coupe croisée de moins de 30 mm². Les niveaux de sécurité P-6 et P-7 sont consacrés aux dossiers dits « secrets » et réservés à des personnes spécifiques. C’est le cas pour le gouvernement, les entreprises de haute technologie, l’armée, la gendarmerie, les industries nucléaires… Ces deux types de destructeurs réalisent une coupe croisée en taille micro de moins de 10 mm² pour le P-6 et moins de 5 mm² pour le P-7, voire moins de 1 mm.
Quels sont les effets des destructeurs de documents sur l’environnement ?
Comme vous le savez, l’impact environnement de la production de papier comprend de nombreux effets négatifs. 40 % du bois coupé dans le monde est utilisé pour la production du papier. En France, chaque année, nous consommons aux environs de 9 millions de tonnes de cartons et de papier. Si les destructeurs de documents consomment de l’électricité, les bandes de papier sont quant à elles recyclables. Le déchiquetage de ces déchets réduit donc l’empreinte écologique et favorise la réutilisation du papier. Les lamelles peuvent être collectées par des entreprises spécialisées et transportées vers des centres de traitement pour devenir des fibres cellulosiques de recyclage (FCR). Cette nouvelle matière issue du recyclage devient alors des cartons, du papier journal, de l’essuie-tout, du papier pour l’écriture…