Suite à une facture impayée, il est possible d’envoyer une lettre de relance pour prévenir le client concerné. Cependant, ce type de lettre doit être établi de façon à avertir ce dernier, non à l’attaquer. C’est pourquoi, il faut soigner son contenu et mettre en évidence la raison de la lettre. Il est aussi nécessaire de rester courtois pour entretenir la relation avec le client. Dans le cas où il y a des difficultés dans la rédaction, il est toujours possible de se faire assister par une société de recouvrement.
Le contenu de la lettre de relance
Une lettre de relance sert à prévenir un client de son devoir de s’acquitter d’un montant impayé, suite à l’achat d’un produit ou d’un service. Dans ce contexte, la lettre doit contenir certaines informations sur le débiteur et le créancier. Cela concerne, notamment, l’identité des deux parties dont l’expéditeur et le destinataire : nom (particulier ou société), statut ou raison sociale, et adresse exacte.
Il faut aussi mentionner et mettre en évidence l’objet du courrier. Ici, on parle de lettre de relance, donc, il est possible de mettre comme objet « facture en attente de payement ». Dans le corps du message, il faut rappeler le numéro de la facture, la raison de cette dernière (achat de x produit/service), et la date de l’échéance fixée au début. Par ailleurs, il est conseillé d’ajouter en pièce jointe, une copie de la facture concernée.
La courtoisie dans une lettre de relance
Une lettre de relance n’est pas destinée à attaquer ou à insulter son destinataire. Elle sert plutôt de rappel afin que ce dernier puisse régler son dû. De ce fait, il est important de rester courtois dans la manière de présenter et d’écrire le contenu du message pour ne pas entacher l’image de l’entreprise.
En fait, le retard de paiement peut être dû à plusieurs raisons qui ne dépendent pas directement du client. De ce fait, il est préférable de présenter le problème comme un simple retard au début. Cela permet de le rassurer et de favoriser la relation entre les deux parties. Il suffira alors de demander au client de régulariser dans un bref délai. En fonction des conditions de vente du créancier, une nouvelle date d’échéance peut être fixée et annoncée dans la lettre.
Toutefois, si pour une raison ou une autre, la personne refuse toujours de payer, il est mieux d’envoyer une autre lettre en précisant que c’est la deuxième relance. Si après cela, la dette n’est pas encore régularisée dans un délai décidé par le créancier, il est mieux d’entamer la suite du processus de recouvrement.
Se faire accompagner par une société de recouvrement
Se faire assister par une société de recouvrement est la meilleure solution pour un problème de facture impayée. En effet, cette dernière est habilitée à conseiller dans les démarches à suivre dans un processus de recouvrement.
Selon la situation, elle pourra apporter son accompagnement et présentera, dans un premier temps, une solution à l’amiable. Cela peut être une relance téléphonique ou par courrier électronique avant l’envoi d’une première lettre de relance. Le but est d’éviter d’arriver aux procédures des contentieux judiciaires qui ne seront pas favorables pour la suite de la relation avec le client.
Si la situation n’évolue pas, une société de recouvrement peut recommander l’utilisation d’une lettre de mise en demeure. Cette lettre est considérée comme un troisième courrier de relance. À une différence près, la mise en demeure dans celui-ci souligne que le débiteur sera appelé à comparaître devant une autorité compétente si la dette n’est pas réglée dans un délai octroyé par le créancier. Elle peut être suivie d’une lettre de sommation ou d’un courrier de commandement de payer.